Schnellanleitung für Remote Workshops

Design-Thinking Workshops und Designsprints können digital durchgeführt werden, wenn man einige Dinge beachtet. In den letzten Wochen haben wir viele Workshops und Projekte verstärkt remote durchgeführt. Im Folgenden möchten wir einige Erfahrungswerte teilen:

remote workshops

1. Agenda

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Plane eine klar strukturierte Agenda. Da du komplett von der Technik abhängig bist, musst du dich auf einen Remote-Workshop noch intensiver vorbereiten, als für einen Workshop im physischen Raum.

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Um den Austausch auch in Pausen zu fördern, kannst du z.B. Kaffee-Pausen-Breakout-Sessions einplanen, bei denen sich die TeilnehmerInnen in kleinen Gruppen entspannt austauschen können.

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Teile den TeilnehmerInnen vorab mit, welche Tools genutzt werden. Führe ggf. einen Technik-Check mit allen durch. Achte hierbei auf die verschiedenen Erfahrungslevel der Teilnehmenden.

2. Tools

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Hardware:
Mache es nicht zu kompliziert. Konzeptioniere den Workshop so, dass er mit Geräten genutzt werden kann, die die meisten zur Hand haben. Weniger Show, mehr arbeiten.

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Bei uns hat sich das Setting: Laptop plus iPad bewährt. Ein zweiter Bildschirm ist in jedem Fall sehr angenehm zum Arbeiten.

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Software:
Meist nutzen wir bei Workshops eine Kombination aus Videokonferenz-Software und einem digitalem Whiteboard. Zoom ist eine vergleichsweise zuverlässige Video-Konferenz-Software. Als digitales Whiteboard haben wir gute Erfahrungen mit Miro gemacht. Eine Alternative dazu ist Mural.

Setze aber nicht unbedingt neue Tools auf, sondern schaue was bereits da ist. Und setze nicht unnötig viele davon ein. Je mehr Tools, desto mehr Risiko für technische Probleme.

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Auch bei mehreren kleinen Gruppen könnt ihr gut zusammen ein Whiteboard nutzen. Jedem Team kann eine Arbeitsfläche (Frame) auf dem Whiteboard zugewiesen werden.

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Analoge Helfer:
Jeder Teilnehmer sollte sich trotzdem mit einem Stift, Post-its oder Zetteln ausstatten. Mit einem Smartphone können Fotos von schnellen Skizzen gemacht werden und ins Whiteboard eingefügt werden.

3. Prototyping

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UX- und Service-Design-Methoden, wie z.B. Customer-Journeys, Storyboards und Service-Blueprints können wunderbar auf digitalen Whiteboards abgebildet werden.

Das Gleiche gilt auch für Methoden für die Konzeption von Geschäftsmodellen, wie z.B. dem Value-Network. Und natürlich können alle beliebten Templates, wie z.B. die SparkCanvas oder die Business Model Canvas genauso auf digitalen Whiteboards genutzt werden.

Tatsächlich sind die Anwendungen endlich reif für gemeinsames Arbeiten und es war niemals einfacher.

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Nicht alle Prototyping-Tools sind auf gemeinsames Arbeiten ausgelegt. Das macht aber nichts. Die Teilnehmenden können virtuell in kleine Gruppen, sogenannte Break-out Sessions, unterteilt werden. Hierbei arbeitet eine TeilnehmerIn an dem Prototyp und teilt ihren Bildschirm mit den anderen. Das fühlt sich so an, als ob man im Büro zusammen vor einem Bildschirm sitzt.

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Beim digitalen Prototyping mit Tools, wie z.B. Figma, Marvel oder Invision können Links zu Prototypen direkt mit Stakeholdern geteilt und Feedback eingeholt werden.

4. Testen

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Für qualitative Kundeninterviews empfehlen sich wieder Break-out Sessions. Hier macht es Sinn ein extra Videokonferenz-Tool zu nutzen, damit der Zoom-Raum übersichtlich bleibt. Vor dem Interview sollte geklärt werden, wer das Interview führt und wer im Team dokumentiert.
Für gute Ergebnisse empfiehlt es sich Probanden über eine professionelle Marktforschung zu rekrutieren.
Ergebnisse können gut auf dem digitalen Whiteboard gesammelt werden.

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Übrigens, Telefonate werden komplett unterschätzt. Experten können auch gerne mal für Input und Feedback angerufen werden – mit einem ganz normalen Telefon.

Sebastians Spezial Tipps

Whiteboard statt Powerpoint

Lade Führungskräfte nach dem Workshop direkt auf das Whiteboard ein, anstatt eine Präsentation herumzuschicken. So könnt ihr von dem Prozess begeistern und Ergebnisse liefern.

Computerpausen einlegen

Mache Übungen bei denen TeilnehmerInnen auch mal den Computer verlassen müssen. Bei meinen UX-Kursen gebe ich Teilnehmern z.B. die Aufgabe, Interfaces im physischen Raum zu suchen und lasse sie davon Fotos machen.

Nutze die digitalen Möglichkeiten

Versuche nicht alles, was du in physischen Workshops machst, ins Digitale 1:1 zu übertragen. Nutze die digitalen Möglichkeiten, um ganz neue Arbeitsweisen auszuprobieren. Elemente aus digitalen Workshops lassen sich auch sehr gut später in das alltägliche Arbeiten integrieren, auch wenn ihr zusammen in einem Raum arbeitet. Eure Arbeit wird dadurch effektiver und greifbarer.

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